Secure-Mail-Gateway

Sicher im Dialog mit allen Kontakten

Die sichere digitale Kommunikation ist der Diözese Rottenburg-Stuttgart wichtig. Deshalb begrenzen sich die Bemühungen zum Schutz von Daten und Informationen nicht nur auf den Bereich der hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Um die Kommunikation mit Ehrenamtlichen in Kirchengemeinden und anderen Einrichtungen sowie mit Partnern aus verschiedenen Bereichen ebenfalls sicherer zu machen, wurde das Secure-Mail-Gateway geschaffen.

Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, welche Funktionen und Aufgaben das Secure-Mail-Gateway hat und wie sie diese für sich gewinnbringend nutzen können. Unterhalb dieses Textes finden Sie verschiedene Reiter, hinter denen wir Informationen und Erklärungen für Haupt- und Ehrenamtliche zusammengefasst haben. Hier finden Sie auch einen eigenen Bereich zu einem Erklärvideo. Dies zeigt Ihnen die Anmeldevorgang und informiert über die verschiedenen Funktionen des Secure-Mail-Gateways.

Das Secure-Mailgateway stellt für den Mailversand ab dem 14.5.2018 die zwei Versandarten "sicher" und "unsicher" zur Verfügung. Im Standard, also ohne Hinzutun des Absenders, werden die Mails in der Versandart "sicher" verarbeitet. 

Bei jeder einzelnen Mail kann der Absender aber auch die Versandart "unsicher" wählen. Die Daten werden dann ungeschützt direkt an den Mailempfänger geleitet. Bei dieser Versandart ist zu beachten, dass der Mailtext und Mailanhänge keine schützenswerten Daten beinhalten dürfen. Im Abschnitt Videos finden Sie zwei kurze Vorstellungen, wie Sie die Versandart "unsicher" nutzen können.

Sollten trotz der Fülle an Informationen Fragen offenbleiben, können Sie sich gerne an das Team der sensus-Kontaktbox wenden. Dies wird für Sie die richtigen Antworten recherchieren.

Am 14. Mai 2018 geht das Secure-Mail-Gateway in Betrieb und schafft die Möglichkeit, mit Ehrenamtlichen in den Kirchengemeinden und anderen Einrichtungen datenschutzkonform zu kommunizieren. Gleiches gilt für Gesprächspartner außerhalb der kirchlichen Strukturen.

An dieser Stelle finden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Diözese mit drs.de-Mailadresse Informationen zum Ablauf der Einführung. Darüber hinaus stellen wir Ihnen ein Musteranschreiben zur Information von Ehrenamtlichen in Kirchengemeinden und Einrichtungen sowie zur weitere Personen zur Verfügung.

Einführung des Secure-Mail-Gateways

Informationen für Inhaberinnern und Inhaber einer drs.de-Mailadresse

Musteranschreiben für die Information von Ehrenamtlichen in Einrichtungen sowie andere Gesprächspartner

Informationen zum Mailversand über das Secure-Mailgateway

 

Damit Informationen auf digitalen Weg zwischen Hauptamtlichen und Ehrenamtlichen sowie Partnern außerhalb der diözesanen Strukturen sicher ausgetauscht werden können, geht am 14. Mai 2018 das sogenannte Secure-Mail-Gateway (SMG) in Betrieb. Das englische Wort Gateway steht dabei für einen Torweg, ein Portal. Das Secure-Mail-Gateway stellt somit eine Art Übergabestelle für Mails dar.

Für hauptamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die bis zum 13. Mai 2018 keine drs.de-Mailadresse beantragen bzw. beantragt haben, wird seitens der IT-Abteilung solch eine Adresse angelegt und intern zugewiesen. Mails, die auf diese Adresse eingehen, werden ab dem 14. Mai 2018 an die Adresse weitergeleitet, die für Sie bisher in den Systemen hinterlegt ist. Dies gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Diözese.

Diese Regelung ist bis zum 31. Dezember 2019 befristet.  Grundsätzlich ist es das Ziel, alle pastoralen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem pastoralen IT-Arbeitsplatz auszustatten. Dafür werden Zuschüsse seitens der Diözese bereitgestellt. Durch die Übergangszeit besteht die Möglichkeit, die notwendigen Anschaffungen durch die zuständige Einrichtung oder Hauptabteilungen umzusetzen.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Nutzung anderer E-Mail-Adressen grundsätzlich für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen selbst verantwortlich sind.

Falls Sie die Kommunikation über die drs.de-Mailadresse noch vor dem 13. Mai 2018 umsetzen wollen, finden Sie auf http://sensus.drs.de Lösungen, mit denen dies beispielsweise auch über private Geräte ermöglicht werden kann. Ebenfalls auf diesem Infoportal finden sich die entsprechenden Anträge, um Ihre persönliche drs.de-Mailadresse zu beantragen.

Über die sensus-Kontaktbox stehen wir zudem für Ihre Fragen zur Verfügung.

 

Am 14. Mai 2018 geht das Secure-Mail-Gateway in Betrieb. Das Portal ermöglicht, dass Ehrenamtliche und Hauptamtliche in den Kirchengemeinden und anderen Einrichtungen zukünftig datenschutzkonform miteinander kommunizieren können. Gleiches gilt für Gesprächspartner außerhalb der kirchlichen Strukturen.

Wenn wir das Intranet als ein Haus sehen, in dessen vier Wänden sicher kommuniziert werden kann, stellt das Secure-Mail-Gateway die gesicherte Tür dar. Auf diesem Weg können Hauptamtliche aus dem Haus heraus mit anderen Menschen in Kontakt treten. Gleiches gilt auch für Ihre Kommunikation von außen in das Intranet hinein. So ist eine sichere Kontaktaufnahme mit Menschen in Kirchengemeinden, bei Verbänden, Kommunen, Einrichtungen und darüberhinaus gewährleistet.

Unten finden Sie eine Anleitung zur Anmeldung beim Secure-Mail-Gatewasys zum Herunterladen.

Einführung des Secure-Mail-Gateways

Anleitung zur Anmeldung von Ehrenamtlichen zur Nutzung des Secure-Mail-Gateways

 

An dieser Stelle stellen wir Ihnen verschiedene Praxishilfen zur Verfügung. Diese wurden von der Konferenz der Diözesandatenschutzbeauftragten der Katholischen Kirche Deutschlands zur Einführung des neuen kirchlichen Datenschutzgesetzes (KDG) herausgegeben. Die einzelnen Praxishilfen gehen sehr detailliert auf verschiedene rechtliche und praktische Fragestellungen ein. Ergänzend dazu finden Sie außerdem drei Arbeitshilfen der Diözesandatenschutzbeauftragten des Erzbistums Hamburg, der Bistümer Hildesheim, Osnabrück und des Bischöflich Münsterschen Offizialats in Vechta i.O.

Alle Arbeits- und Praxishilfen im Überblick

Arbeitshilfe 100 – Einführung in das Datenschutzrecht

Arbeitshilfe 200 – Datenschutz im Pfarrbüro

Arbeitshilfe 520 – Datenschutz in der kirchlichen Erwachsenenbildung

KDG-Praxishilfe 01 – Wichtige Schritte bis zum Inkrafttreten des KDG

KDG-Praxishilfe 02 – Betrieblicher Datenschutzbeauftragte

KDG-Praxishilfe 03 – Verantwortlichkeiten

KDG-Praxishilfe 04 – Auftragsverarbeitung

KDG-Praxishilfe 05 – Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

KDG-Praxishilfe 06 – Betroffenenrechte

KDG-Praxishilfe 07 – Transparenz- und Dokumentationspflichten

KDG-Praxishilfe 08 – Datenübermittlung in Drittländer

KDG-Praxishilfe 09 – Befugnisse und Sanktionsmöglichkeiten der Aufsicht

KDG-Praxishilfe 10 – Umgang mit Datenpannen

KDG-Praxishilfe 11 – Datenschutz-Folgenabschätzung

KDG-Praxishilfe 12 – Neue Anforderungen an die IT-Sicherheit

KDG-Praxishilfe 13 – Datenschutzorganisation und Datenschutzmanagement

KDG-Praxishilfe 15 – Technischer Datenschutz

KDG-Praxishilfe 16 – Begriffe im neuen KDG

KDG-Praxishilfe 17 – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung/Einwilligung

Am 14. Mai 2018 geht das Secure-Mail-Gateway in Betrieb. Das Portal ermöglicht, dass Hauptamtliche und Ehrenamtliche in den Kirchengemeinden und anderen Einrichtungen zukünftig datenschutzkonform miteinander kommunizieren können. Gleiches gilt für Gesprächspartner außerhalb der kirchlichen Strukturen. Untenstehend können Sie sich eins der vier Erklär-Videos anschauen.

Alle Erklär-Videos im Überblick

Begrüßung und Einleitung

Einführung in das Secure-Mail-Gateway

Mails im Team über das Secure-Mail-Gateway

Mails an Gruppen über das Secure-Mail-Gateway

Secure-Mail-Gateway – Einstellungen und Passwort

Mails unsicher über das Sercure-Mail-Gateway versenden

Groupwise-Erweiterung für das Secure-Mail-Gateway

Groupwise Abwesenheitsregel für das Secure-Mail-Gateway

 

Mit der nachfolgend zum Download bereitgestellten Datei DRSSichereMailSetup.exe wird auf Ihrem Gerät eine Erweiterung für Groupwise (Add-on) installiert, die beim Versenden einer E-Mail zusätzlich die Versandart abfragt. Sie können dann entscheiden ob die E-Mail gesichert über das Secure-Mailgateway oder ungesichert direkt an die Empfänger übertragen werden soll.
Wenn das Add-on eindeutig feststellt, dass nur drs.de-Adressen aufgeführt sind oder im Betreff bereits eine Markierung als [unsicher] oder [offen] eingetragen ist, wird die Abfrage nicht angezeigt.

Groupwise-Erweiterung zur Abfrage nach der Versandart herunterladen

 

Informationen zu sicheren Maildomänen

Das Secure-Mail-Gateway sendet ausgehende Mails an andere externe Maildomänen immer direkt, wenn diese Maildomäne als gesichert eingestuft ist. Dieser direkte Versand ist dann unabhängig von der Versandart (sicher oder unsicher). 

Als gesichert werden Maildomänen eingestuft, die an den sicheren Mailverkehr des VDD angeschlossen sind.

Die Liste der Maildomänen die am sicheren Mailverkehr des VDD beteiligt sind finden Sie hier

Ebenfalls als gesichert werden sonstige öffentliche Einrichtungen eingestuft, deren Maileingangsserver für eine gesicherte Mailübertragung auf Basis der Sicherheitsempfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) konfiguriert ist und eine Prüfung erfolgreich absolviert hat.

Die Liste der sonstigen Einrichtungen, die als sichere Maildomäne eingestuft sind finden Sie hier

sensus-Kontaktbox

Mit unserer sensus-Kontaktbox stehen wir für Ihre Fragen zur Verfügung. Sie schreiben uns, wir recherchieren persönlich bei den Fachleuten und schicken Ihnen die passende Antwort in einer verständlichen Sprache zu.

Kontaktieren Sie uns

Tipps für den Versand von Mails

An dieser Stelle finden Sie ein Infoblatt, das Kriterien für die Entscheidung aufführt, ob eine Mail sicher oder unsicher versendet werden kann und soll. Ergänzt wird diese durch einige Beispiele aus dem Alltag.

Informationen und Tipps zum Mailversand

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