drsShare

Wissen teilen – gemeinsam arbeiten

„Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht“. In Zeiten der digitalen Kommunikation muss dieses Zitat von Albert Einstein wohl ein wenig ergänzt werden, denn das Wissen, dass eine benötigte Datei oder ein Formular auf dem Rechner eines Kollegen oder einer Kollegin liegt, hilft nur begrenzt weiter. Entscheidend ist die Tatsache, auf diese Daten auch zugreifen zu können. Dies ermöglicht drsShare.

Über das diözesane Intranet (drsIntra) besteht mit drsShare die Möglichkeit, Dateien, Tabellen, Formulare oder andere Dokumente mit mehreren Nutzern gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten. Teamarbeit wird somit nicht nur bei Treffen vor Ort, sondern auch virtuell möglich. drsShare ist ein Ergänzungsbaustein von drsBackup und wird zusammen mit diesem System beantragt.

drsShare ist vergleichbar mit einem virtuellen Aktenschrank. Auf diesen haben alle diejenigen Zugriff, die vorher den passenden Schlüssel zu dem Schrank oder Ordner erhalten haben. Der Schlüssel ist die drs.de-Mailadresse. Diese wird zwingend benötigt, da drsShare nur innerhalb von drsIntra genutzt werden kann.

So kann beispielsweise über Pfarreien oder Seelsorgeeinheiten hinweg gemeinsam genutzt und synchronisiert werden. Ebenso können für bestimmte Gruppen von Verwaltungszentren oder Projektverantwortlichen Vorlagen oder Formulare bereitgestellt werden, die so nicht mehrfach erstellt und aktualisiert werden müssen.

drsShare ist wie ein virtueller Server auf den alle berechtigten Nutzer im Intranet zugreifen können. Wenn Sie in Ihrer Einrichtung drsShare nutzen, benötigen Sie keine sonstigen zentralen Speicher für die Dateiablage.

Wer einen geteilten Aktenschrank einrichtet, kann entscheiden, ob die anderen Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit haben, Dokumente zu lesen oder auch zu bearbeiten. Neben der gemeinsamen Nutzung von Dateien kann über drsShare auch ein einzelner Dateiinhalt per Link an andere Nutzer zur Verfügung gestellt werden. Die Gültigkeit des Links kann zeitlich begrenzt werden.

Durch die Verbindung über drsIntra werden die Dokumente aktuell gehalten. Wenn ein Teammitglied einen Eintrag ändert, oder ergänzt, sehen die anderen Gruppenmitglieder dies beim Öffnen des gemeinsamen Ordners.

drsShare ist wie bereits erwähnt eine Zusatzoption von drsBackup. Dies bedeutet, dass drsBackup auf dem Rechner eingerichtet sein muss. Dies erfolgt durch die offiziellen IT-Partner der Diözese. Eine Übersicht der IT-Partner finden Sie hier.

Die in Ihrem virtuellen Aktenschrank befindlichen Unterlagen können Sie überall nutzen. Auch wenn Sie offline sind, merkt sich drsShare die auf Ihrem Notebook vorgenommenen Änderungen. Sobald Sie wieder im Netzwerk der Diözese sind, synchronisiert das System automatisch Ihren Aktenschrank und übernimmt die Änderungen von Ihrem Rechner.

Die geteilten Dateien werden zur Bearbeitung immer auf das lokale Gerät synchronisiert. So stehen die Dokumente lokal für die Bearbeitung zur Verfügung. Einschränkungen durch eventuell begrenzte Leitungskapazitäten bestehen damit nicht.

Da drsShare die Daten wie bei drsBackup im Rechenzentrum des Intranets zwischenspeichert, besteht die Möglichkeit, die verschiedenen Versionen eines Dokumentes einzusehen. Die älteren Versionen können Sie einfach per rechter Maustaste aufrufen.

Für drsShare benötigen Sie keinen separaten Antrag. drsShare ist eine Zusatzoption von drsBackup und wird zusammen mit drsBackup beantragt. Hier finden Sie deshalb den Link zum Antrag von

Hier finden Sie

Wichtig: Sämtliche Anträge können digital ausgefüllt werden. Dazu müssen Sie das jeweilige Dokument nach dem Anklicken entweder mit dem Acrobat Reader (oder einem vergleichbaren Programm) öffnen oder auf Ihrem Rechner speichern. Erst dann werden die beschreibbaren Felder sichtbar.

Bitte beachten Sie, dass Sie die einzelnen Anträge handschriftlich unterschreiben müssen. Anschließend können Sie diese per Fax, eingecannt per Mail oder per Post an den jeweiligen Empfänger versenden.

 

Informationen zu drsShare zum Herunterladen

Alle Information, die Sie auf dieser Seite finden, haben wir Ihnen als PDF auch zum Herunterladen zusammengestellt.

Informationsblatt drsShare zum Herunterladen

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Für das Mailsystem drsGroupwise bieten wir ab dem 15. Januar 2018 kostenlose Schulungen an. Ab diesem Tag finden Sie über den untenstehenden Link eine Übersichtsseite zu den Schulungen.

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Für die Nutzerinnen und Nutzer von drsIntra besteht für das diözesane Intranet eine Servicehotline.

Diese erreichen Sie unter:
E-Mail: service(at)drs.de
Tel.: +49 (0) 74 72 / 169 961

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Web: https://it-partner.drs.de
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