drsShare

drsShare ist vergleichbar mit einem virtuellen Aktenschrank. Auf diesen haben alle diejenigen Zugriff, die vorher den passenden Schlüssel zu dem Schrank oder Ordner erhalten haben. Der Schlüssel ist die drs.de-Mailadresse. Diese wird zwingend benötigt, da drsShare nur innerhalb von drsIntra genutzt werden kann.

So kann beispielsweise über Pfarreien oder Seelsorgeeinheiten hinweg gemeinsam genutzt und synchronisiert werden. Ebenso können für bestimmte Gruppen von Verwaltungszentren oder Projektverantwortlichen Vorlagen oder Formulare bereitgestellt werden, die so nicht mehrfach erstellt und aktualisiert werden müssen.

drsShare ist wie ein virtueller Server auf den alle berechtigten Nutzer im Intranet zugreifen können. Wenn Sie in Ihrer Einrichtung drsShare nutzen, benötigen Sie keine sonstigen zentralen Speicher für die Dateiablage.

Wer einen geteilten Aktenschrank einrichtet, kann entscheiden, ob die anderen Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit haben, Dokumente zu lesen oder auch zu bearbeiten. Neben der gemeinsamen Nutzung von Dateien kann über drsShare auch ein einzelner Dateiinhalt per Link an andere Nutzer zur Verfügung gestellt werden. Die Gültigkeit des Links kann zeitlich begrenzt werden.

Durch die Verbindung über drsIntra werden die Dokumente aktuell gehalten. Wenn ein Teammitglied einen Eintrag ändert, oder ergänzt, sehen die anderen Gruppenmitglieder dies beim Öffnen des gemeinsamen Ordners.

drsShare ist wie bereits erwähnt eine Zusatzoption von drsBackup. Dies bedeutet, dass drsBackup auf dem Rechner eingerichtet sein muss. Dies erfolgt durch die offiziellen IT-Partner der Diözese. Eine Übersicht der IT-Partner finden Sie hier.

Die in Ihrem virtuellen Aktenschrank befindlichen Unterlagen können Sie überall nutzen. Auch wenn Sie offline sind, merkt sich drsShare die auf Ihrem Notebook vorgenommenen Änderungen. Sobald Sie wieder im Netzwerk der Diözese sind, synchronisiert das System automatisch Ihren Aktenschrank und übernimmt die Änderungen von Ihrem Rechner.

Die geteilten Dateien werden zur Bearbeitung immer auf das lokale Gerät synchronisiert. So stehen die Dokumente lokal für die Bearbeitung zur Verfügung. Einschränkungen durch eventuell begrenzte Leitungskapazitäten bestehen damit nicht.

Da drsShare die Daten wie bei drsBackup im Rechenzentrum des Intranets zwischenspeichert, besteht die Möglichkeit, die verschiedenen Versionen eines Dokumentes einzusehen. Die älteren Versionen können Sie einfach per rechter Maustaste aufrufen.