„Muss ich zukünftig alle Mails sicher über das Secure-Mail-Gateway verschicken?“ Diese Frage erreicht das Team der sensus-Kontaktbox in den letzten Tagen immer häufiger. Die erste Antwort lautet: „Nein aber…“. Mit der neuen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung wird der Blick bewusst auf den Art. 8 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union gerichtet: „Jede Person hat das Recht auf Schutz der sie betreffenden personenbezogenen Daten.“
Durch das neue Kirchliche Datenschutzgesetz wird dieser Grundsatz umgesetzt. Entscheidend wird somit die Frage, ob die Mail – egal ob Sie an einzelnen Personen, Gruppen oder Einrichtungen geht, persönliche und damit schützenswerte Daten enthält.
Beachten Sie hierbei auch immer, dass Sie eine Einwilligung der Person haben, deren Daten Sie nutzen oder weitergeben wollen. Die Einwilligung kann direkt schriftlich durch Mail oder Brief erfolgen, oder sich durch Registrierung auf einer Homepage ergeben. In wenigen Fällen wie beim Meldewesen, ist die Einwilligung von Rechts wegen erteilt. Wichtig: Dokumentieren Sie diese Einwilligungen dauerhaft, sie sind als Nachweis notwendig, wenn Informationen zu den gespeicherten Daten verlangt werden!
Beim Mailversand muss im Vorfeld des Versandes immer eine Frage entschieden werden. Nehmen wir zwei Beispiele.
Beispiel 1: Sie laden ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Gemeinden zu einem Treffen oder einer Veranstaltung ein. In dieser Nachricht tauchen keine personenbezogenen Daten außer dem Namen der eingeladenen Personen auf. In diesem Fall müssen Sie die E-Mail-Adressen bei der Mail im Feld BC eintragen, da es sich beim Namen an sich natürlich um personenbezogene Daten handelt.
Anschließend können Sie die Mail als „unsicher“ versenden.
Die Abkürzung BC oder BCC steht für Blind (Carbon) Copy. Diese bedeutet übersetzt „unsichtbarer Durchschlag“. Beim Eintrag in das CC-Feld (steht für „Carbon Copy“ = Durchschlag) bleibt die Adresse sichtbar und somit das datenschutzrechtliche Problem bestehen.
Beispiel 2: Sie versenden eine Excel-Liste mit den Adressen von Kommunionkindern an einen bestimmten Verteiler. Unabhängig vom Versand benötigen Sie hier die schriftliche Einverständniserklärung der Eltern als Erziehungsberechtigte (immer bei Jugendlichen unter 16 Jahren), dass Sie diese Daten nutzen können. Die Weiterleitung der Daten muss „sicher“ erfolgen, da aus den Daten in der Liste Rückschlüsse auf konkrete Personen gezogen werden können.
Beide Versandformen sind aus Groupwise heraus möglich.
Auf dem sensus-Portal finden Sie zu diesem Thema eine erste Zusammenstellung von Informationen, die unsicher, bzw. sicher weitergeleitet werden können oder müssen. Hingewiesen sei an dieser Stelle jedoch auf den folgenden Artikel in diesem Newsletter.
